Budget-Erstellung

Ihren gesamten Budget-Prozess kann ich für Sie optimieren. Dabei kopple ich den wichtigsten Teilprozess Vertriebs-Budget mit dem Kostenplan für Produktion und Einkauf. Danach erfolgt der Kostenplan Overheads.

„Die Planung beschreibt die menschliche Fähigkeit oder Tätigkeit zur gedanklichen Vorwegnahme von Handlungsschritten, die zur Erreichung eines Zieles notwendig scheinen. Dabei entsteht ein Plan, gemeinhin als eine zeitlich geordnete Menge von Daten.“, so Wikipedia.

Der besonders wichtige Teil der Geschäftsführung liegt in der plausiblen Erstellung eines kompletten Budgets für die Zukunft. Dabei ist die gängigste Form die Geschäftsjahresplanung. Planungen ab 3 Jahren werden bereits als strategische Planung betrachtet.

Diese komplexe Aufgabe – mit vielen iterativen Prozessen – bedarf hoher Kompetenz, Kenntnis aller wichtigen Geschäftsabläufe und ein genaues Wissen über die aktuelle und absehbare Zukunft Ihres gesamten Unternehmens.

Für eine notwendige Zukunftsbetrachtung werden eindeutige Strukturen, verlässliche Kennzahlen, Finanzierungsarten, effiziente Prozesse und eine gute interne Kommunikation benötigt.

Ich möchte kurz auf die iterativen Prozesse einer Budget-Erstellung eingehen.

Beispiel: Verkauf von A führt zur internen Auslastung von B. Wenn B aber nicht genügend ausgelastet ist, muss A womöglich zu teuer anbieten. Es geht also öfter mal hin und her. Wichtig ist, mit entsprechender Erfahrung und Weitblick ist dies für gute Führungskräfte machbar, wobei Mayerhof Consulting gerne bei der Systemeinführung von Budgetprozessen behilflich ist.

Iterative Prozesse sind u.a.:

Strategie                       → Markt- oder Technik-getrieben

Planzahlen                    →Top-down vs. Bottom-up

Verkauf                          → Zielvorgaben vs. Marktsituation

Investitionen                → Zusatz-Kosten vs. Nutzen

Produktion                   → Kapazitäten vs. Auslastung

Deckungsbeiträge      → Kostensätze vs. Verkaufspreise

Liquidität                      → Planzahlen vs. Cash-Flow                    

Ich kann Sie dabei mit ganzheitlicher kaufmännischer und langjähriger praktischer Erfahrung bei der Erstellung von Budgets – vom Vertrieb bis zur Produktion und Beschaffung – unterstützen.

Das Herzstück der Budget-Erstellung ist die Vertriebsplanung. Der Vertrieb ist Auslöser aller weiteren Planungsaktivitäten! Erst nach Vorlage des geplanten Rohertrages (Menge – Umsatz – Wareneinsatz) auf Kunde-Artikel-Ebene, empfehle ich mit der Planung weiterer Bereiche zu starten.

Die Beschaffungs-Kostenpläne generieren sich aus den Mengenvorgaben des Vertriebsplanung. Investitionen sind ein großes Thema in der Produktion – wir sprechen hier oftmals über 90% der gesamten Investitionsbeträge Ihres Unternehmens. Grundsätzlich gilt: Investiere nie mehr, als dein operatives Ergebnis hergibt!

Der gesamte Budget-Prozess

Ich kann Sie dabei mit ganzheitlicher kaufmännischer und langjähriger praktischer Erfahrung bei der Erstellung von Budgets – vom Vertrieb bis zur Produktion und Beschaffung – unterstützen.

Zunächst möchte ich Ihnen aufzeigen, mit welcher Priorität und zeitlichem Ablauf, was wann gemacht werden sollte. Der Kernprozess Budget-Erstellung wird am besten zentral vom Controlling gesteuert.

Ich empfehle aus langjähriger und praxiserprobter Verantwortung folgenden Budgetprozess:

 

Status Strategieziele (3-5 Jahreshorizont) →Geschäftsleitung→anpassen
Budget Vorgaben und Wünsche äußern→Geschäftsleitung→KPI´s
Vertriebs-Planung 1→GF und VL→Diskussion
Kostenplan Beschaffung →GF und VL und Einkauf→Diskussion
Vertriebs-Planung 2 →GF und VL und Einkauf→Diskussion
Service-Kostenplan →GF und AL´s→Fixkosten
Finanzplanung (Steuern, Zinsen, Afa) →GF und Controlling→Liquidität
Budget-Abschluss-Besprechung →GF und AL´s→veröffentlichen

Vertriebs-Planung

Das Herzstück der Budget-Erstellung ist die Vertriebsplanung. Der Vertrieb ist Auslöser aller weiteren Planungsaktivitäten! Erst nach Vorlage des geplanten Rohertrages (Menge – Umsatz – Wareneinsatz) auf Kunde-Artikel-Ebene, empfehle ich mit der Planung weiterer Bereiche zu starten.

Mein Merksatz hierzu lautet: Die Vertriebs-Planung ist Auslöser aller weiteren Planungsaktivitäten!

Die Vertriebs-Planung würde ich immer ausgiebig mit der Geschäftsleitung diskutieren und i.d.R. wird dieser Prozess 2-3 Mal während der Budget-Erstellung wiederholt, bis man zu einem ersten gemeinsamen Zielgröße angelangt.

Danach folgt der Beschaffungsplan, der oft untrennbar mit der Vertriebsplanung verbunden ist, aber aufgrund unterschiedlicher Verantwortlichkeiten im Industrie-Unternehmen aufgeteilt wird. Bei Handelsunternehmen sind beide Prozesse als sogenannter Trading-Planung im Trading (Handel) vereint. 

Zunächst lasse ich den Vertrieb seine neue Jahresmenge und die neuen Verkaufspreise pro Kunde pro Artike planen. Dabei werden die Mengen saisonal geplant, i.d.R. pro Monat. Mit der Bewertung aktueller Herstellkosten erhalten Sie dann von mir die ersten wichtigsten Plankennzahlen: 

Menge, Umsatz, Herstellkosten und Deckungsbeitrag 1.

Diese Mengen gebe ich an den Einkauf und an die Produktion, um eine neue Bewertung auf Basis von Auslastung und Einkaufsvolumen zu ermittelt. 

Dort werden die für diese Mengen benötigten externen (Einkauf) und die internen (Produktion) Beschaffungskosten neu kalkuliert.

Mit der Vertriebsmenge und den neuen Kalkulationsgrundlagen (Einkaufspreise und Produktionskosten) erstelle ich eine neue Herstellkosten-Kalkulation. Damit erhält der Vertrieb einen veränderten Deckungsbeitrag 1 und prüft dann, inwieweit dies Auswirkung auf die neue Planung bei Absatzmenge und Verkaufspreisen haben könnte. Der Ablauf beginnt ggf. erneut, und zwar solange, bis alle beteiligten Abteilungen eine einvernehmliche Lösung schaffen.

Danach plant der Vertrieb seine variablen USA-Kosten (Umsatz-Abhängige Kosten) pro Kunde. Die Summe ergibt den Deckungsbeitrag 2, welcher als sog. absolute Preisuntergrenze festgelegt werden kann.

Am Ende plant der Vertrieb seine Overhead-Kosten, d.h. Personal- und Sachkosten und Sie erhalten damit das Vertriebsergebnis. Theoretisch könnten nun alle weiteren Service-Leistungen extern zugekauft werden, da sie unabhängiger vom Herzstück Ihrer Unternehmung sind.

In naher Zukunft werden wir verstärkt mit solchen Arbeitsteilungen agieren (Fachkräftemangel). 

Kostenplan-Beschaffung

Die Beschaffungs-Kostenpläne generieren sich aus den Mengenvorgaben des Vertriebsplanung. Investitionen sind ein großes Thema in der Produktion – wir sprechen hier oftmals über 90% der gesamten Investitionsbeträge Ihres Unternehmens. Grundsätzlich gilt: Investiere nie mehr, als dein operatives Ergebnis hergibt!

Mein Merksatz hierzu lautet: Investiere nie mehr, als dein operatives Ergebnis hergibt!

Die Beschaffungs-Kostenpläne generieren sich aus den Mengenvorgaben der Vertriebs-Planung. Neue Investitionen sind das große Thema der Produktion – wir sprechen hier oftmals von 90% der gesamten Investitionsbeträge Ihres Unternehmens.

Mit der Beachtung dieser Regel verlieren Sie keine Unternehmenswerte und benötigen keine Fremdfinanzierung.

Aus Erfahrung weiß ich, dass das so nicht immer funktioniert, aber als Prämisse empfehle ich dieses Vorgehen. Damit erhöhen Sie signifikant die Möglichkeit, dass Ihr Unternehmen am Ende der Budget-Erstellung eine geschlossene Finanzierung aus Eigenmitteln ausweisen kann (natürlich sind die Vertriebs-Deckungsbeiträge auch hierbei besonders entscheidend).

Zukauf von Rohstoffen, Verpackung, Fremddienstleister, etc. zur Ermittlung von Stück-Einzelkosten, die über die Stückliste in die Herstellkosten einfließen.

Haupt-Aufgaben

  • Zukünftige Marktpreise auf Basis optimaler Einkaufs-Losgrößen ermitteln
  • passende Lieferquelle finden
  • Stücklisten überprüfen
  • Overhead-Kostenplan für Einkauf erstellen

Eigene Produktion zur Ermittlung von Maschinen- und Produktionspersonal-Kostensätzen, die über die Arbeitspläne in die Herstellkosten einfließen.

Haupt-Aufgaben

  • Optimale Produktions-Losgrößen unter Berücksichtigung von Investitionen (Afa+Zinsen beachten)
  • passende Investitionen planen
  • Arbeitspläne überprüfen
  • Overhead-Kostenplan für Produktion erstellen

Beide Ergebnisse bilden die Grundlage für eine neue Herstellkosten-Kalkulation, die dann dem Vertrieb als neue Grundlage zur möglichen Anpassung der Vertriebs-Planung dienen.

Ich möchte besonders darauf hinweisen diese „Herzstück“-Prozesse mit ausreichend Zeit, viel Absprachen und finaler einvernehmlicher Lösung zwischen allen Beteiligten Ihres Unternehmens durchzuführen.

Kostenplan Overhead

Je nach Unternehmens-Struktur (also vorliegendem Kostenstellenplan) plant jede einzelne Führungskraft die Kosten und Kennzahlen für ihren Bereich. Mit einfachen Methoden kann ich Sie und Ihre Führungskräfte dabei systematisch unterstützen, indem ich die richtigen Tools mit vorhandenen Ressourcen schule.

Nach endgültiger Vorlage der Vertriebs-Planung (also bis zum Deckungsbeitrag 1) ist 80% der Budget-Erstellung getan. Nun geht es an Ihre innerbetrieblichen Service-Bereiche, für die ebenso einzelne Kostenpläne erstellt werden.

Dabei ist besonders Wert auf die Personal-Planung zu legen. 

Die Personal-Planung wird ab einer bestimmten Betriebsgröße separat geplant. Hier fließen die Personalwünsche aller Abteilungen und die Ausgabenbereitschaft der Unternehmensführung ein.

Die Unternehmensführung entscheidet dann nach Abwägung zwischen möglichen strategischen Ansätzen, bestimmten Bereichs-Schwerpunkten und/oder Rationalisierungen, z. B. durch Digitalisierung.

Alle Führungskräfte sind involviert und machen sich einmal pro Jahr noch tiefgreifendere Gedanken über das Geschäft, als bei der Abgabe der Monatsberichte. Deshalb ist der Budget-Zeitpunkt auch ideal für Strategie-Gespräche.

Der Kostenplan Overhead teilt sich wie folgt auf:

  • Marketing
  • Registrierung
  • Entwicklung 
  • Haustechnik
  • IT 
  • Qualitäts-Management
  • Buchhaltung
  • Personal
  • Controlling
  • Geschäftsleitung 

→ Strategie-Aufgaben
→ Vorgaben Vertriebs-Strategie
→ Strategie-Vorgaben, Status
→ Gebäude/Grundstücke
→ Gesetze, Technologie, Strategie
→ alle Prozesse
→ Zahlungsziele, Finanzierung
→ Personalplan und Fortbildung
→ Form, Kennzahlen, Finanzen
→ Strategie

In Verbindung mit vorliegenden Ist-Daten auf der einen Seite und den Strategie-Zielen auf der anderen Seite, kann ich Ihnen bei der Implementierung der richtigen Vorgehensweise und bei der Durchführung Ihres Budgets helfen. 

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