Interne Kommunikation

Als Uboot-Navigator habe ich am Anfang meiner Karriere die präzise Informationsaufbereitung erlernt. Bis heute spiegelt sich dies in meinen Tools wider: Zielvereinbarungs-Systemen, Regeltermine, Berichtswesen

Mit klaren Strukturen kann ich für Sie die komplette interne Kommunikation organisieren. Dabei überprüfen ich vorliegende Kompetenz-Richtlinien, führe dann passende Zielvereinbarungs-Systeme, Regeltermine und das Berichtwesen ein.

Gute interne Kommunikation beinhaltet fundierte Aussagen, d.h. ein funktionierendes Controlling und ordentlich beschriebene Geschäftsprozesse sind Ihrem Hause bereits implementiert.

Mit einem Zielvereinbarungs-System motivieren Sie nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern schaffen auch Klarheit im Umgang miteinander. Unser praktisches Zielvereinbarungssystem umfasst: Personen- und Stellenbezogene Daten, Unternehmensziele, regelmäßige Aufgaben und besondere Ziele die in eine Ergebnisbewertung fließen.

Bei diesem Thema bedarf es Entschlossenheit und eindeutige Vorgaben, sonst wird Zeit und Geld verbrannt! Mit einem einfachen Aufgaben-Management verschaffe ich Ihrem Unternehmen Transparenz und eine klare Organisation für Ihre Regeltermine (Jour-Fixe), inkl. periodischer Zusammenführungen.

Ein gutes Berichtswesen ist eng verknüpft mit Ihren Regelterminen. Die Mayerhof Consulting Berichte sind einfach im Aufbau und in Handhabung. Sie schützen Ihr Unternehmen vor zu starken Kursabweichungen und optimieren den wichtigen Informationsaustausch – besonders auch für das Management.

Mit klaren Strukturen kann ich für Sie die komplette interne Kommunikation organisieren. Dabei überprüfen ich vorliegende Kompetenz-Richtlinien, führe dann passende Zielvereinbarungs-Systeme, Regeltermine und das Berichtwesen ein.

Gute interne Kommunikation beinhaltet fundierte Aussagen, d.h. ein funktionierendes Controlling und ordentlich beschriebene Geschäftsprozesse sind Ihrem Hause bereits implementiert.

Damit erhält man die entscheidenden Zahlen-Daten-Fakten (ZDF) und Prozesse, die nun entsprechend kommuniziert werden. Dabei empfehle ich Ihnen alle notwendigen Informationen transparent im Unternehmen darzustellen und ein klares Gerüst für die interne Kommunikation vorzugeben.

Das im Unternehmen zu implementieren halte ich für einen ganz wichtigen Faktor im Management! Wer interne Kommunikation vermeidet, weil es ihm/ihr einfach zu aufwendig erscheint, verschenkt erhebliches Potenzial und scheitert nicht selten an zu spät erhaltenen Kursabweichungen.

Das muss alles nicht sein!

Nachdem Strukturen vorhanden sind, die Navigation in Ihrem Unternehmen sichergestellt ist und die Prozesse gut beschrieben sind, stärken Sie Ihre persönliche Führungsposition durch die hier aufgezeigten Mittel – das hat mich die Praxis der letzten 30 Jahre gelehrt:

Ich kann Ihnen bei der Einführung einer effektiven internen Kommunikation helfen und/oder verbessere die vorhandene entsprechend.

Zielvereinbarungen

Mit meinem Zielvereinbarungs-System werden strategische Ziele bis auf den einzelnen Mitarbeiter heruntergebrochen. 

Mit einem einheitlichen Zielvereinbarungs-System (ZV) motivieren Sie Ihre Belegschaft und schaffen Klarheit und Verständnis im Umgang zwischen allen Führungsebenen. Von Ihrem 3-5 Jahresziel (Strategie) leiten sich alle weiteren Teil-Ziele Ihres Unternehmens ab und werden in die jeweiligen ZV’s übernommen.

Damit wird das Hauptziel über die Hierarchie auf Bereiche → Abteilungen → Gruppen → einzelne Mitarbeiter heruntergebrochen.

Vorab sollte jedoch eine Kompetenz-Richtlinie vorliegen:

Eindeutig zugeordnete Kompetenzen (inkl. Vertreterregelungen, rechtliche QM-Vorgaben, Prozesszuordnungen und Budgetverantwortung) stärken den Entscheidungsprozess. Nachdem passende Strukturen vorhanden sind, kann ich für Sie eine Kompetenz-Richtlinie erarbeiten, die Ihrer Belegschaft Sicherheit vermittelt.

Ein Mayerhof Consulting Lösungsvorschlag beinhaltet folgende Komponenten:

A.Interne Kommunikation-Kompetenz-RichtlinieStrukturen notwendig
B.Rechtliche KontakteQM-Systeme, Firmen-Beauftragte, Behörden
C.Prozess-VerantwortungGeschäftsprozesse implementiert
D.Budget-VerantwortungControlling notwendig

Mit meinem einfachen Zielvereinbarungs-System, das ich seit 15 Jahren ständig verbessere und aktualisiere, erhalten Sie ein praktisches Steuerungsinstrument für die Personalführung. Inhalte können auch mit Ihren bestehenden Systemen abgeglichen und ggf. angepasst werden.

Wichtig: Eine Zielvereinbarung wird von beiden Parteien – Mitarbeiter und Vorgesetzten – unterschrieben.

 Die ZV ist Grundlage der Mitarbeitergespräche:

  1. am Anfang, nach Freigabe des neuen Budgets
  2. nach 6 Monaten, für Feedback und Anpassungen
  3. am Ende, für Feedback und Bewertung

Die Belegschaft wird Ihnen und Ihren Führungskräften – neben monetären möglichen Vorteilen – vor allem für die aktive Einbindung und eingeräumte persönliche Zeit danken.

Zielvereinbarungen sind ein sehr wertvolles Mitarbeiter-Bindungsprogramm, und richtig umgesetzt erfreut es alle Beteiligten!

Meine Zielvereinbarungen haben sich im Mittelstand (Branchen-unabhängig und sogar weltweit in über 20 Tochtergesellschaften) bewährt und schützen Ihr Unternehmen, indem der Fokus regelmäßig überprüft und ggf. angepasst wird.

Außerdem unterstützt dieses Zielvereinbarungssystem die Leistungsbereitschaft Ihres Personals.

Aufbau und Inhalt der Mayerhof Consulting Zielvereinbarung:

  • Personaldaten
  • firmeninterne Zugehörigkeiten
  • übergeordnete Ziele
  • Stellenanforderungen
    • nach Qualifikation
    • nach Sozialkompetenz
    • nach besonderen Fähigkeiten
  • Unternehmensziele
    • 5 Unternehmensziele
    • Prozentualer Anteilswert pro Unternehmensziel an gesamter Zielvereinbarung
  • Regelmäßige Aufgaben
    • Auflistung aller Tätigkeiten
    • Prozentualer Anteilswert aller regelmäßigen Aufgaben an gesamter Zielvereinbarung
  • 7 Projekte, pro Projekt
    • Projekt-Grunddaten
    • Kurzbeschreibung
    • ABC Priorität für den Mitarbeiter
    • Projekt-Leiter oder -Mitglied
    • Zieldefinition für die Erreichungsgrade
      • < 50%
      • 75%
      • 100%
      • > 100%
    • Prozentualer Anteilswert pro Projektes an gesamter Zielvereinbarung

Wie möchte sich der Mitarbeiter weiterentwickeln und fortbilden?

Und was benötigt der Mitarbeiter zur Erfüllung seiner Jahresziele?

  • 7 persönliche Ziele, pro persönliches Ziel
    • Kurzbeschreibung
    • gemeinsame ABC Priorität (Mitarbeiter + Vorgesetzter)
    • Projekt-Leiter oder -Mitglied
    • Zieldefinition für die Erreichungsgrade
      • < 50%
      • 75%
      • 100%
      • > 100%
    • Prozentualer Anteilswert pro persönliches Ziel an gesamter Zielvereinbarung

Mit dieser Seite werden die Ist-Ergebnisse ermittelt. Dazu erhält jeder Einzelpunkt aus den vorgenannten Seiten eine Bewertung durch den jeweiligen Vorgesetzten.

Die Bewertung erfolgt nach den Wert-Kategorien

  • < 50%
  • 75%
  • 100%
  • > 100%

Die Bewertung erfolgt auf folgende Teil-Ziele der Zielvereinbarung:

  • für jeweils alle 5 Unternehmensziele
  • für die regelmäßigen Aufgaben
  • für jeweils max. 7 Projekte
  • für jeweils max. 7 persönliche Ziele
  • Projekte

Multipliziert mit den jeweiligen Anteilswerte der Teil-Ziele ergibt sich eine Gesamt-Prozentsatz für die Bewertung der Zielvereinbarung.

Im nächsten Abschnitt wird ein leistungsbezogener variabler Gehaltsanteil definiert. Dafür wird ein Jahresprämien-Grundbetrag vereinbart und mit dem Gesamt-Prozentsatz multipliziert.

Diese Zielvereinbarung wird dann von beiden Parteien (Mitarbeiter + Vorgesetzter) unterschrieben.

Regeltermine

Bei diesem Thema bedarf es Entschlossenheit und eindeutige Vorgaben, sonst wird Zeit und Geld verbrannt! Mit einem einfachen Aufgaben-Management verschaffe ich Ihrem Unternehmen Transparenz und eine klare Organisation für Ihre Regeltermine (Jour-Fixe), inkl. periodischer Zusammenführungen.

Meetings sind in manchen Unternehmen gar nicht vorhanden, in anderen finden sie zu häufig statt, und in vielen leider recht unorganisiert und nicht nachhaltig.

Ich weiß aus viel Projekten und Management-Tätigkeiten, wie man betriebsinterne Treffen effizient organisiert, durchführt und protokolliert. Dabei hilft mir mein reicher Erfahrungsschatz im Personal-Management genauso, wie auch erkannte schlechte Praxisbeispiele zu diesem Thema.

Bei diesem Thema bedarf es Entschlossenheit und eindeutige Vorgaben.

Haben Sie als Unternehmer erstmal die passende (und ich kann es nicht oft genug wiederholen: einfache!) Lösung gefunden, dann erklären Sie erst Ihren Führungskräften und danach Ihren Mitarbeitern das „wozu“!

Das zentrale Steuerungsinstrument für Regeltermine ist die ToDo-Liste! Die systematische Handhabung ist erlernbar.

Ich verweise auf das Mayerhof Consulting Tool „PMS – Projekt-Management-System“, das sich in abgespeckter Form als gute Vorlage für ein einfaches Aufgaben-Management bewährt hat.

Mit einer einfachen Liste führt man alle Regeltermine, und gleich aufgebaut ist Ihr Controlling damit in der Lage, alles entsprechend für das Top-Management zusammenzuführen.

Sie werden damit als Unternehmer über alle wichtigen und aktuellen Themen im Betrieb informiert.

Wichtige Regeltermine sind:

1.Strategie-/Budget-Meetings1 x jährlich oder nach Bedarf1. Führungsebene
2.Management-Sondergipfel 4 x jährlich oder nach Bedarf1. Führungsebene
3.Management-Meeting1 x monatlich1. Führungsebene
4.Abteilungs-/Gruppen-Meeting1-2 x monatlichAbteilung/Gruppe
5.Projekt-Meetingsmind. 1 x monatlichProjekt-Team
6.Zielvereinbarungsgespräche2 x jährlichVorgesetzer+Mitarb.
7.Qualitäts-System Vorgabengem. QM-System*gem. QM-System

*QM-System = Für Ihr eingesetztes Qualitäts-Management-System mit entsprechenden Regelterminen, wie jährlichen Audits und Schulungen, empfehle ich dringend die Digitalisierung! Digitale Lösungen bieten mehr Flexibilität, sichern den Schulungsnachweis, sparen Zeit und Kosten und verbessern Ihre Qualität.

Berichtswesen

Ein gutes Berichtswesen ist eng verknüpft mit Regelterminen. Bestimmte Berichte dienen auch als Besprechungsgrundlagen. Die Mayerhof Consulting Berichte sind einfach im Aufbau und in Handhabung. Sie schützen vor zu starken Kursabweichungen!

Ein gutes Berichtswesen berücksichtigt Regeltermine und vice versa. Damit halten Sie sich an Ihr innerbetriebliches individuelles Zeitgerüst, was wiederum allen Beteiligten im Unternehmen Sicherheit vermittelt.

Das Mayerhof Consulting Konzept für Ihr Berichtswesen hat fest definierte „Liefer“-Termine, die auch konsequent einzuhalten sind. Eine regelmäßige Kommunikation mit einheitlichen aufgebauten Berichten schafft zudem Vertrauen.

Jeder Mitarbeiter sollte die Arbeitszeit eingeräumt bekommen, seine eigenen Tätigkeiten periodisch zu überprüfen und zu berichten.

Dabei fällt fast jedem auf, dass man das eine oder andere doch das nächste Mal besser machen könnte. Ein Selbstdisziplinierungsprozess startet und wird automatisch in Ihrem Unternehmen gelebt.

Man ist sozusagen „gezwungen“ sich über seine Arbeit regelmäßig Gedanken zu machen. Auch hier wird dem einzelnen Berichtsschreiber geholfen, indem ich mit Ihnen gemeinsam ein passendes und einheitliches Format ausarbeite.

Damit wird die Informationsauswertung jedes Vorgesetzten wesentlich vereinfacht.

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