Navigation sichern

Controlling bedeutet Navigation! Als ehemaliger Uboot-Navigator, langjähriger Controller, Führungskraft und Interim-Manager weiß ich genau, worauf es hier ankommt. Transparenz! Diese schaffe ich mit den vorhandenen Strukturen, geeigneten Kennzahlen und einfachen Steuerungsinstrumenten.

Mit der Navigation ist das Führen eines Schiffes gemeint, dem zwei geometrische Aufgaben vorausgehen: das Feststellen der momentanen Position (Ortsbestimmung) und das Ermitteln der besten Route zum Zielpunkt. Diese „Steuermannskunst“ aus der Seefahrt entspricht dem Controlling in Ihrem Unternehmen.

Ich kann Sie dabei unterstützen, dass Sie jederzeit über den Ist-Zustand Ihres Unternehmens genau Bescheid wissen und Kursabweichungen von Ihrer geplanten Ziel-Route schnell erkennen können. Um die Navigation Ihres Unternehmens sicherzustellen müssen zunächst die Strukturen geschaffen werden.

Wir empfehlen die Beantwortung folgender vier Fragen:

1. Was wollen Sie wissen? → Kennzahlen-System

2. Wie wollen Sie die Informationen erhalten?  Steuerungsinstrumente

3. Wann wollen Sie Bericht erstattet bekommen? → Logische Vorgaben

4. Wer soll/muss die Navigation durchführen? → Personal oder Outsourcing?

Der Zeitpunkt wird deshalb nicht abgefragt, da im Controlling immer (zu wirklich jeder Zeit) die aktuellsten Zahlen, Daten und Fakten abrufbereit vorliegen sollten. Das Controlling führt sozusagen ein 24/7 Monitoring für das Unternehmen und sollte deshalb im Unternehmen als Stabsstelle direkt bei der Geschäftsführung angesiedelt sein.

Mit wenigen Kennzahlen können Sie – bei generalstabsmäßiger Organisation Ihres Unternehmens – täglich die Leistung und entspr. Kursabweichungen in der Firma erkennen! Kennzahlen ordnen wir dann Bereichen mit spezifischen Aussagen (z.B. Effizienz in Euro oder Qualität) bestimmten Berichtszeitpunkten zu.

Mit kaufmännischem Fachwissen und meiner Erfahrung bin ich in der Lage alle Steuerungsinstrumente zeitnah umzusetzen. Steuerungsinstrumente benötigen vorab zwingend passende Strukturen, richtige Kennzahlen und Ziele Ihres Unternehmens.

Meine Erfahrung zeig mir: Nur mit fundiertem Wissen und praktischer Erfahrung auf beiden Gebieten (kaufmännisch & IT-technisch) erhalten Sie die bestmögliche Navigation für Ihr Unternehmen! Beides bietet Mayerhof Consulting auch als mögliche Outsourcing-Alternative oder im mittelfristigen Coaching.

Kennzahlen

Mit wenigen Kennzahlen können Sie – bei generalstabsmäßiger Organisation Ihres Unternehmens – täglich die Leistung und entspr. Kursabweichungen in der Firma erkennen! Kennzahlen ordnen wir dann Bereichen mit spezifischen Aussagen (z.B. Effizienz in Euro oder Qualität) bestimmten Berichtszeitpunkten zu.

Nachdem in Ihrem Unternehmen die Strukturen richtig angelegt bzw. optimiert wurden und eine entsprechende Anwendung sichergestellt ist, füllt sich Ihr IT-System nun organisiert mit Daten aus zwei variablen Quellen:

  • Ist-Zahlen gem. Verbuchung in der Warenwirtschaft und in der Buchhaltung
  • Plan-Zahlen gem. Planungsprozess

Ab Jahr zwei der Einführung einer Kostenstellen- und Profit-Center-Rechnung können dann bereits die Ist-Vorjahreswerte genutzt werden. Damit können Ist-Ist-Vergleiche (Realität) und Plausibilitätsprüfungen für die neue Planung durchgeführt werden. 

In Kombination mit den eingeführten Strukturen haben wir bereits den ersten Fundus an wichtigen Kennzahlen: Die Einnahmen- und Ausgabenwerte Ihres Unternehmens und seiner Bereiche.

Außerdem können nun aus den vorliegenden Bewegungsdaten pro Kostenstelle bzw. Profit-Center verschiedene Kalkulationen erstellt werden, um unterschiedlichste Aussagen hinsichtlich Rentabilität zu treffen. Mit wenigen Kennzahlen können Sie (bei generalstabsmäßiger Organisation Ihres Unternehmens) Tag für Tag die Gesamtleistung und entsprechende Kursabweichungen im Unternehmen erkennen.

KennzahlBereichAussageBerichtszeitpunkt
Verkaufsmenge VertriebMarktanteiltäglich
UmsatzVertriebLiquiditättäglich
ILVProduktionAuslastung €+% täglich
Wareneinsatz VertriebMargetäglich
BeständeEinkaufLiquiditättäglich
Deckungsbeitrag IVertriebRentabilität €+%täglich
Kosten der Warenabg.VertriebVk-direkte Kostenmonatlich
Deckungsbeitrag IIVertriebPreisuntergrenze €+%monatlich
PersonalalleBetriebsgrößemonatlich
OverheadalleFixkosten*monatlich
EBITDAalleoperative Kraft monatlich
Afa, Zinsen, A.o.‘salleKapitalkosten+Sondermonatlich
EBTalleErgebnis vor Steuernmonatlich
Steuern alleUnternehmenssteuernmonatlich
EATalleErgebnis nach Steuernmonatlich

 

Diese Finanz-Kennzahlen verwende ich nun auch für weitere eingeführte Strukturen (siehe Strukturen) und stellt Ihnen damit gleichzeitig auch Stück-Betrachtungen zur Verfügung. So können bis zum Deckungsbeitrag 1 alle Daten kalkulatorisch auf Produkthierarchien, Vertriebsorganisation, geografischer Hierarchien und weiterer Stammdaten-Kriterien ausgeweitet werden.

Zusammen mit Ihnen und Ihrem Führungsteam kann ich in einem Workshop die auf Ihr Unternehmen abgestimmten und notwendigen Kennzahlen, sowie dazugehörige Prozesse ermitteln. Ich kann Sie ebenso bei der Umsetzung unterstützen und verwende dabei keine neuen grundlegenden IT-Systeme, sondern optimiere Ihre vorhandenen Ressourcen vor Ort.

Steuerungsintrumente

Mit kaufmännischem Fachwissen und meiner Erfahrung bin ich in der Lage alle Steuerungsinstrumente zeitnah umzusetzen. Steuerungsinstrumente benötigen vorab zwingend passende Strukturen, richtige Kennzahlen und Ziele Ihres Unternehmens.

Als Uboot-Navigator durfte ich am Anfang meiner Karriere an einem 1qm „großen“ Arbeitsplatz die präzise und effiziente Informationsaufbereitung erlernen. Mit meinen späteren praktischen Erfahrungen im Industriebetrieb, als Führungskraft und als freiberuflicher Interim-Manager habe ich mir einfache Steuerungsinstrumente erarbeitet, die sich in der Praxis bewährt haben.

Zusammen mit der IT kann ich jede gewünschte und sinnvolle Anforderung als Steuerungsinstrument zeitnah implementieren. Ich arbeite dabei mit meiner Methodik.

Dabei ist auch hier zu berücksichtigen: Ordnung ist das halbe Leben und eine gute Vorbereitung macht 80% des Projekterfolges aus!

Betrachten wir nun zuerst die benötigten Analyse-Tools, die wichtige Zielgrößen für die Steuerungsinstrumente im Vertriebs-Controlling enthalten:

 

CodeAnalyse-Instrumentwozu?Anmerkung
101ABC-Analyse KundenKunden-Bewertungen inkl. Potenziale
102Fact-Sheet KundeKunden-Analysefür A-Kunden geeignet
105ABC-Analyse LandLand-Bewertunginkl. Wettbewerb
106Fact-Sheet LandLand-Analysefür A+B-Länder
305Zielvereinbarungs-SystemPersonal-Steuerungfür jeden Mitarbeiter
301Monatsbericht Personal-Monatsberichtfür Abteilungen/Bereiche
307Registrierungs-DatenbankProdukt-Registrierungenfür alle registrierten Artikel

Ihre Steuerungsinstrumente benötigen vorab zwingend: Passende Strukturen, richtige Kennzahlen und eindeutige Ziele (Strategie & Budget).

Nachdem die vorgenannten Bedingungen erfüllt sind, empfiehlt Mayerhof Consulting folgende Steuerungsinstrumente für Ihr Controlling:

 

CodeSteuerungs-
instrument
Wozu?Anmerkung
STRStrategieUnternehmenszielefür alle Bereiche
PMSProjekt-Management-SystemProjektefür alle Bereiche
AMSAufgaben-ManagementKontrolle ToDo’sfür alle Bereiche
SISSales-Information-SystemVertriebssteuerungVertrieb
MISManagement-Info-SystemUnternehmensdatenTop-Management

Bedingungen für erfolgreiche Informationssysteme sind:

• entweder zentrales Management aller Informationen (Controlling / Sekretariat) oder

• stringente Arbeitsanweisungen bezüglich zeitnaher Aktualisierung für alle Mitarbeiter

Individuell für Ihr Unternehmen anpassbare Merkmale (also worauf genau zu achten ist) werden dann gemäß Vorgaben zeitgerecht berichtet. Gemeinsam könnten wir ausarbeiten, was Sie wirklich benötigen. Eine Erweiterung der Controlling-Instrumente ist problemlos möglich – die vollständige Schulung Ihres Personals selbstverständlich!

Es bestehen auch Lösungen, die mobile Geräte berücksichtigen und dennoch DSGVO-konform sind, damit Sie immer und überall auf Ihre Steuerungsinstrumente zugreifen können. 

Mayerhof Consulting schützt und optimiert Ihre Navigation!

Um die Umsetzungskraft innerbetrieblich zu stärken werden in dem einen oder anderen Betrieb sog. ToDo-Listen verwendet. Für eine nachhaltige Überprüfung bleibt dann oft nicht genug Zeit.

Mayerhof Consulting automatisiert diesen wichtigen Prozess mit einem einfachen Steuerungsinstrument, dass Sie jederzeit und überall abrufen können.

Mit dem effizienten und einfachen Projekt-Management-System von Mayerhof Consulting erhalten Sie eine laufende Ansicht über alle Projekte und deren nachfolgenden Ebenen Meilensteine und schließlich Teil-Aufgaben.

Das Projekt-Management-System liefert die wichtigsten Informationen pro Teil-Aufgabe und kumuliert sich über die Meilensteine, über das einzelne Projekt bis hin zu einer Übersicht aller Projekte in Ihrem Unternehmen.

Mayerhof Consulting automatisiert auch diesen wichtigen Prozess mit einem einfachen Steuerungsinstrument, dass Sie jederzeit und überall abrufen können.

Wichtigste Informationen: Kurzdefinition, Euro-Werte, Verantwortlichkeiten, Termine und Status!

Mayerhof Consulting empfiehlt eine individuell programmierte Darstellung der wichtigsten Kennzahlen Ihres Vertriebs, kombiniert mit wichtigen Informationen für Ihren Vertrieb und der Ablage wichtigster Vertriebs-Dokumente.

In das Sales-Informations-System fließen alle vertriebsrelevanten Soll-Ist-Vergleiche unterschiedlicher Merkmale und deren Hierarchiestufen, Analysen, allgemeine Informationsberichte, eigene Monatsberichte und das entsprechende Aufgaben- bzw. Projekt-Management.

Eine tages-aktuelle Darstellung kann bei Einhaltung aller innerbetrieblichen Datentransfer-Richtlinien durch Mayerhof Consulting sichergestellt werden!

Indem Sie als Unternehmensführung die Struktur dieses Management-Informations-Systems vorgeben, erhalten Sie von Ihren Bereichen Nachrichten mit gleichem Aufbau.

Ein funktionierendes Management-Informations-System (MIS) ist die Kür im Controlling! Dieses MIS stellt quasi die Brücke an Bord eines Schiffes dar (als Brücke ist der Raum eines Schiffes genannt, der ganz oben und nach vorne gerichtet den besten Überblick auf das Schiff hat. Die Brücke beinhaltet Anzeigesysteme für alle an Bord genutzten Maschinen, Systeme und Betriebsmittel).

Mayerhof Consulting ist in der Lage – individuell für Sie und Ihr Top-Management – ein solch umfassendes Steuerungsinstrument zu bauen – kaufmännisch und IT-technisch!

Dieses Management-Informations-System spart Ihnen und Ihrem Top-Management Zeit und Kosten. Außerdem erhält das Top-Management damit einheitliche und valide Informationen über die man sich jederzeit austauschen kann.

Mayerhof Consulting schützt und optimiert Sie und Ihr Top-Management!

Personal und Outsourcing

Meine Erfahrung zeigt mir: Nur mit fundiertem Wissen und praktischer Erfahrung auf beiden Gebieten (kaufmännisch & IT-technisch) erhalten Sie die bestmögliche Navigation für Ihr Unternehmen! Beides bietet Mayerhof Consulting auch als mögliche Outsourcing-Alternative oder im mittelfristigen Coaching.

Ihr eigenes kaufmännische Personal kann ich schulen. Da das Controlling sehr eng mit Ihren IT-Systemen verzahnt ist, sollte ein Navigator (Controller), neben gutem Zahlenverständnis und genauer Kenntnis der innerbetrieblichen Datenströme, auch der Umgang mit IT selbstverständlich sein. Beide Fachgebiete, kaufmännische Expertise und IT-technisches Know-how in Hard- und Software, sind im Team Mayerhof Consulting vorhanden.

Mayerhof Consulting bietet für ein externes Controlling folgende Vorteile:

  • Fachkräfte-Mangel beseitigen und/oder Personalkosten-Einsparung
  • Bewertungen stets mit dem förderlichen Blick von außen
  • Kalkulierbare Festpreise gem. Leistungsabsprache
  • sichere IT-Lösungen nach DSGVO, Datenschutz, ISO 27001
  • Handy-App/Lösungen
  • 24/7 Monitoring
  • Kompetenz im kaufmännischen und IT-technischen Bereich
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