Geschäftsprozesse

Bei der Analyse Ihrer Geschäftsprozesse binde ich Ihre eigenen Mitarbeiter sofort ein. Mit der OTC-Aufnahme ermitteln wir dann im Team störende Zeitfresser, die unter Kosten-Nutzen-Abwägung eliminiert werden.

 

Beim Thema „Prozesse“ weiß ich um die besonders benötigte Motivation für Ihre Mitarbeiter, sich mit dieser Materie auseinander zu setzen und damit die allseits vorhandene Unlust, „sich auch noch mit so was beschäftigen zu müssen“, zu überwinden. Bringt man die Mitarbeiter aber erst einmal zusammen und sieht erste praktische Vorteile durch Prozessverbesserung, schmelzt das Eis und die Mannschaft ist „an Bord“.

Anhand weniger Beispiele beginnt eine rege Diskussion innerhalb der Teilnehmer.

Ihre Mitarbeiter kennen ja die Schwachstellen in den Abläufen – es war bisher nur niemand da, der das mal konsequent aufarbeitet.

  • Projektregeln erstellen
  • QM-Systeme berücksichtigen
  • Key-User benennen
  • Ist-Aufnahme
  • Zeitfresser notieren
  • Teamarbeit Analyse
  • Lösungsvorschläge
  • eigene Umsetzung
  • 80/20 Prinzip in Stufe 1
  • pragmatischer Ansatz
  • im Kontext QM
  • Wissenstransfer

Um auf operativer Ebene die Zeitfresser Ihrer Geschäftsprozesse vollständig zu eliminieren bedarf es einer Gesamtaufnahme mit Methode. Zwei drei wichtigen Hauptprozesse, Digitalisierung, interne Kommunikation und Budget-Erstellung (oder auch Planung), habe ich sachlich anderweitig zugeordnet.

Die Digitalisierung ist heutzutage so wichtig, dass ich selbige in den Fokus von Mayerhof Consulting gestellt habe. Keine Übernahme von Projekten ohne Digitalisierung. Digitalisierung ist Management-Aufgabe.

Klar definierte und dokumentierte Prozesse verschaffen Transparenz (wer macht was, wo und wie), minimieren Risiken (Know-how Transfer via Vertretungsregelungen), und sparen Zeit (und damit Kosten). Sichere Prozesse erhöhen sich die Qualität im Unternehmen und dienen als Grundlage zur weiteren Digitalisierung.

Ich verschaffe Ihren Mitarbeitern förmlich Lust darauf, sich mit effizienten Arbeitsabläufen (auch die der Kollegen!) zu beschäftigen, diese zu verbessern und dann praktisch „zu leben“

Ich folge auch hier meiner grundsätzlichen Methode:

1. Ist-Aufnahmeauch in Teilbereichen inkl. SWOT
A. Position bestimmen2. BewertungZahlen-Daten-Fakten für Transparenz
3. Lösungsvorschlägei.d.R. max. 3 Optionen
B. Kurs festlegen4. Entscheidunggemeinsam 1 Lösung als Projektziel definieren
5. Auswahl PMOProjekt-Management-Office (wer-was-wann-wieviel)
C. Ziel erreichen6. Durchsetzentatkräftiges Projekt-Management & Controlling
7. TransferWissenstransfer durch Schulungen & Überprüfungen

OTC (Order-to-Catch)

Eine OTC-Aufnahme verschafft Ihnen Transparenz über benötigte Personalressourcen (Zeit), Sachkosten (Papier und Maschinen) und Arbeitsdauer (Flexibilität). Wir konzentrieren uns auf die 80/20 Regel, d.h. welche Hauptprozesse nutzen 80% Ihrer Ressourcen. Hier gilt es i.d.R. aufzuräumen.

Wie gehe ich bei der Prozessverbesserung vor?

1.

Zunächst benötige ich eine Übersicht aller in Ihrem Hause vorliegenden Qualitäts-Management-Systeme (QM-System). Allen QM-Systemen ist eigen, dass Sie formell zwar gut organisiert sind, sich aber auch gegenseitig überschneiden können und dabei sehr oft nicht die gleichen Formen benutzen.

Entscheidend ist jedoch, dass alle QM-Systeme immer die bestmögliche Prozess-Qualität verfolgen, und das ist der gemeinsame Nenner. Mit der Erfüllung o.g. Vorgaben lassen sich bestimmte Formen und Vorgehensweisen ableiten und damit innerbetriebliche Bedingungen erfüllen.

2.

Das Projekt und die Projektregeln werden vorgestellt und Key-User für einzelne Bereiche benannt.

3.

Im Kick-off-Meeting mit Ihrem Team erarbeiten wir zunächst einmal den gesamten Geschäftsprozess, vom Auftragseingang bis zur Bezahlung (OTC = Order-to-Cash). Mit einer effizienten Prozessaufnahme für Teil-Prozesse erhalten wir als Team den wichtigen Gesamtüberblick als Ist-Aufnahme.

4.

Der vollständig dokumentierte OTC-Prozess (stellen Sie sich eine Wand mit Zetteln von links nach rechts vor) wird nun gemeinsam im Team auf Zeitfresser diskutiert. Dies geschieht gemäß Projektregeln ohne irgendwelche Vorbehalte.

Weiter geht‘s mit Zeitfresser.

Zeitfresser

Im ersten Meeting verteile ich bereits die Hausaufgabe an die Belegschaft, während der nächsten Woche alle ihm/ihr auffallenden „Zeitfresser“ zu notieren. Durch diese Einbindung von außen und nach Vorlage aller Beiträge, reduzieren sich Ihre Zeitfresser deutlich und zur Freude aller Teilnehmer.

Wir folgen dem Punkt OTC:

5.

Nach erstem Meeting verteile ich bereits die Hausaufgabe an die Key-User, während der nächsten Woche alle ihm/ihr auffallenden „Zeitfresser“ zu notieren.

6.

Nach Sammlung aller Eingänge erfolgt das nächste Meeting, und jetzt geht’s mehr und mehr ins Eingemachte. Zeitfresser werden systematisch und gemeinsam analysiert, Lösungsvorschläge aller Mitarbeiter berücksichtigt und mutig umgesetzt. Mit anschließenden kleineren Korrekturen erhält die Mannschaft schnelle und spürbare Erleichterungen.

7.

Die nachhaltige Umsetzung ist dann am besten garantiert, wenn

  • der neue OTC-Prozess in Ihrem QM-System vollständig dokumentiert ist,
  • entsprechende Schulungspläne erstellt wurden,
  • eine regelmäßige Überprüfung vor Ort stattfindet.

 

Zeitfresser sind zunächst einmal eliminiert, schleichen sich jedoch Jahr für Jahr wieder ins Unternehmen ein und sollten daher regelmäßig aufgespürt und erneut eliminiert werden! Das Wissen, wie man so etwas erfolgreich macht liegt nunmehr im Unternehmen selbst vor. Ein Sparringspartner, der regelmäßig hinterfragt ist empfehlenswert.

Kosten-Nutzen-Abwägung

Mit unternehmerischem Verständnis und großer Erfahrung wäge ich die anfallenden Kosten stets gegen den geplanten Nutzen ab. Meine Handlungsempfehlungen berücksichtigen dabei Ihre wirtschaftliche und personelle Situation. Ich agiere pragmatisch und individuell.

Vor, während und nach Umsetzung der Verbesserungen führe ich Kosten-Nutzen Abwägungen durch. Mit Hilfe vorhandener Ressourcen (u.a. Ihrer IT-Systeme) erstelle ich für Sie Handlungsempfehlungen, die wir gemeinsam mit Key-Usern Ihres Teams besprechen.

Bei der Prozessaufnahme führe ich regelmäßige Erfolgs-Kontrollen durch und empfehle spätere regelmäßige (jährliche) Überprüfungen.

Mit der Teamarbeit erfolgt gleichzeitig ein Know-how-Transfer an Ihre Mitarbeiter. Ich erreiche damit über die Gruppendynamik deutlich bessere Ergebnisse für Ihr Unternehmen.

Eine Dokumentation aller Veränderungen (mindestens 80/20) wird selbstverständlich gem. Ihrer Qualitäts-Management System-Vorgaben zur Verfügung gestellt.

 

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